Control del Tiempo...

El control del tiempo de un proyecto es una de las tareas diarias en la dirección de proyectos. La mala planificación y gestión hace que surjan muchos problema de cumplimento al cliente. Una de las causas de incumplimiento , sueler ser diferenciar la fase de planificación con la de ejecución, y entender la diferencia entre estos dos conceptos.

La Duración. osea, el plazo: ¿cuando va a estar?. Es el dato que más importa a nivel de gestión.

El Esfuerzo. es decir, el trabajo: ¿cuanto me va a llevar?. Es el dato que te importa a tí como gestor porque indica el tiempo que te debería llevar el proyecto (como máximo).

El dato más fácil es la duración del proyecto o de una actividad específica. ¿Cuando se termina el proyecto? El 15 de Febrero, osea en 3 meses o en 2 semanas. Hablar en términos de duración y plazos es ideal a nivel de gestión porque permite tener una referencia rápida. Además te permite plantear objetivos en bloques de tiempo grandes. Y esos plazos los puedes convertir en hitos del proyecto que pueden estar ligados a otras fases del proyecto (o por ejemplo a pagos)

Pero la duración por sí sola, no sirve de nada. Porque una actividad que va a estar la semana que viene, puede ser que lleve 2 horas, o 10 o 20. Y ese es el esfuerzo, el trabajo real que hay que hacer. Porque planificar es muy fácil y lo difícil es hacerlo (trabajar). La duración depende directamente del esfuerzo. Y el esfuerzo, que es el trabajo real necesario, va a depender de tu agenda, de tu calendario, de tu día, de tu semana. Y eso es lo que hay que estimar realmente. Porque depende de tí . Y, como ya te habrás dado cuenta, tu día a día no es tan fácil.

 De hecho es díficil:

-  Saber si tienes el tiempo disponible para realizar ese trabajo

-  Acertar en la estimación (que el esfuerzo es el que pensabas)

-  Gestionar el día a día (nuevos requerimientos, cambios e infinidad de interrupciones)

Pero es que, además, debido al mal uso del software de gestión, la dirección no lo tiene en cuenta y asume que Duración = Esfuerzo / Jornada Laboral. Es decir, que hay una relación directa y fija entre duración y esfuerzo. Y que por ejemplo:

Para una Jornada Laboral de 8hrs/día, y 5días/semana

Y un esfuerzo estimado de 16 horas

La tarea estaría terminada en 2 días

Y no, no funciona así por varias razones:

La jornada laboral implica muchas actividades (e interrupciones). Lo más probable es que no tengas 8hrs disponibles para esa tarea (ni quedándote hasta las 10).

Estimación Real.

 ¿Serán de verdad 16hrs? La realidad dice que acertar al 100% es muy complicado

Contexto Laboral

 En la oficina, muchas veces ya no se trabaja. Y con tanta interrupción es difícil trabajar con un 100% de concentración (que es lo que supone que necesitas para terminar esa tarea en ese tiempo)

Y además, otro error es que asume que la productividad es lineal (que es la misma a lo largo de todas las horas). Y no, la productividad no es lineal. Hay horas que importan más que otras. Y hay personas (recursos) que son más productivas que otras. No es tan fácil el cálculo. Pero en cualquier caso, el principal problema es pensar que las condiciones son ideales.